FEATURED INSIGHT01 / 04
賃料改定は、通知より「回答を取る」が難しい。
賃料改定通知・回答確認パック
賃料改定の案内・意思確認・未回答者フォロー
管理会社様が決定した賃料改定条件を対象者へ案内し、意思確認、未回答者への継続連絡、回答状況の記録・報告まで。
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Business Process Outsourcing賃貸管理業務を、
賃貸管理業務を、
必要な分だけ。
一つの業務から、一連の業務まで。 受付後の確認、登録、手配、進捗管理、報告を、必要な範囲で完了まで担います。
FEATURED INSIGHT02 / 04
「電話を取る」と「問題を解決する」は違う。
入居者対応パック
入居者問い合わせ・生活相談・クレーム一次対応
問い合わせ受付、FAQ回答・契約内容確認、用件整理、担当部署への引継ぎ、履歴登録・報告まで。
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FEATURED INSIGHT03 / 04
解約受付は、業務の終わりではなく始まりです。
解約対応パック
解約受付から進捗管理・精算書類作成まで
解約受付、進捗管理、立会い・原状回復進捗確認、精算書類作成、返送確認・基幹登録まで。
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FEATURED INSIGHT04 / 04
契約後業務は、分かれて見えても一つの流れです。
契約後パック
入居者対応から修繕・更新・解約・報告まで
入居開始後に発生する問い合わせ、修繕、更新、解約、案内・督促を、センター間で記録と連携をつなぎながら支援します。
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Before / After人を増やす前に、
人を増やす前に、
社員が抱えている実務を見直す。
問い合わせ、確認、登録、手配、催促、報告。一つひとつは小さくても、繰り返される実務は社員の時間を分断します。AAAのBPOは、こうした実務を必要な範囲だけ切り出し、社員が判断や改善、本来向き合うべき業務へ集中できる状態をつくります。
B
社員が実務を抱えている状態
- 問い合わせのたびに仕事が中断される
- 受付後の確認、登録、手配、催促が社内に残る
- 繁忙期の業務を社内人員だけで抱えている
- 重要な判断と定型的な実務が混在している
A
必要な実務をAAAへ切り出した状態
- 繰り返し発生する実務を必要な範囲だけ任せられる
- 受付から、あらかじめ定めた完了地点までAAAが進める
- 判断と承認は管理会社に残せる
- 社員は判断、改善、オーナー対応などに集中できる
AAA's Approach業務を受け取るだけではない。
業務を受け取るだけではない。
任せる実務と、残す判断を設計する。
賃貸管理業務は、すべてを一括して外部へ渡す必要はありません。AAAは業務を実務単位に分け、AAAが進める範囲と、管理会社様へ判断を戻す場面を明確にしたうえで、現在の運用につなぎます。
1
業務を分ける
賃貸管理業務を、受付、確認、登録、手配、進捗管理、報告などの実務単位に分けます。
2
境界を決める
AAAが進める実務と、管理会社様の判断や承認が必要になる場面を明確にします。
3
現在の運用につなぐ
既存のシステム、帳票、連絡手段、承認経路を確認し、現在の環境に合わせて運用します。
対応状況を共有し、業務が見えないまま進む状態をつくりません。
BPO Service Architecture
契約前と契約後を、6センターでつなぐ
賃貸管理BPOは、契約前パックと契約後パックの2つの統合パックで構成され、6つの運用センターが業務を遂行します。各統合パックには業務別パックが内包され、さらにその中に個別サービスがあります。パックは顧客が購入する商品、センターは業務を実行する運用体制です。アウトバウンドセンターは両パックへ参加する横断センターです。各要素をクリックすると該当パックまたはセンターの詳細へ移動できます。
左右にスライドして全体をご覧いただけます
Execution Flow
受付だけで、終わらせない。
問い合わせや依頼を受けた後に残る実務を、案件が完了するまでつなぎます。
01
受付
問い合わせや依頼を受けます。
02
内容・契約情報の確認
必要事項と契約情報を確認します。
03
システムへの登録
基幹システムへ登録・更新します。
04
連絡・手配
関係者への連絡、業者手配を行います。
05
進捗管理
対応状況を把握し、未完了を追跡します。
06
完了・報告
対応履歴を記録し、報告します。
01
受付
問い合わせや依頼を受けます。
02
内容・契約情報の確認
必要事項と契約情報を確認します。
03
システムへの登録
基幹システムへ登録・更新します。
04
連絡・手配
関係者への連絡、業者手配を行います。
05
進捗管理
対応状況を把握し、未完了を追跡します。
06
完了・報告
対応履歴を記録し、報告します。
委託いただいた実務範囲を、受付だけで止めず、あらかじめ定めた完了地点まで対応します。完了地点は委託範囲によって異なります。
受付を任せる場合
受付内容の記録と担当者への連携まで
手配を任せる場合
業者手配や日程調整まで
進捗管理を任せる場合
完了確認と報告まで
How to Choose任せたい範囲に合わせて、
任せたい範囲に合わせて、
三つの選び方から選べます。
契約前または契約後の業務を大きくまとめて任せる場合は2つの統合パックから。特定の業務領域をまとめて任せる場合は8つの業務別パックから。現在負荷の高い実務だけを任せる場合は29の個別サービスから選べます。
Integrated Packages
賃貸管理を、契約前と契約後から選ぶ。
募集・申込・審査から契約手続きまでをまとめた契約前パックと、入居者対応・修繕・更新・解約・報告までをまとめた契約後パック。複数の業務をまとめて任せたい場合は、2つの統合パックから選べます。
Integrated Package主力
契約前パック
募集・申込から審査・契約手続きまで
仲介会社対応、内見予約、申込受付、審査補助、契約書類対応など、入居開始までに集中する業務を一体で支援します。
内包する業務別パック
- 募集・申込対応パック
- 契約事務パック
主な運用センター
- リーシングセンター
- 契約審査事務センター
- アウトバウンドセンター
Integrated Package主力
契約後パック
入居者対応から修繕・更新・解約・報告まで
入居者対応、修繕受付・手配、更新・解約手続き、滞納督促、賃料改定、オーナー報告など、入居後に継続して発生する業務を一体で支援します。
内包する業務別パック
- 入居者対応パック
- 修繕対応パック
- 更新対応パック
- 賃料改定通知・回答確認パック
- 解約対応パック
- オーナー報告・業務整理パック
主な運用センター
- カスタマーセンター
- リペアセンター
- 解約更新センター
- アウトバウンドセンター
Functional Packages
必要な業務領域から選ぶ、8つのパック。
契約前・契約後の業務全体ではなく、現在負荷の高い業務領域だけをまとめて委託できます。
Functional Package契約前パックに内包
募集・申込対応パック
募集・内見・申込受付までの導線を一括対応
物件確認、仲介会社対応、内見予約、申込受付など、募集導線の定型実務をリーシングセンターで一括対応します。
構成センター
- リーシングセンター
対応業務（一部）
- 物件確認対応
- 仲介会社からの問い合わせ対応
- 内見予約対応
- 申込受付
Functional Package契約前パックに内包
契約事務パック
審査補助から契約書類作成・送信・回収まで
保証会社審査対応、社内審査補助、契約書類作成、電子契約送信、書類回収、基幹登録までを契約審査事務センターで一括支援します。
構成センター
- 契約審査事務センター
- アウトバウンドセンター
対応業務（一部）
- 申込情報と必要書類の確認
- 保証会社審査対応
- 社内審査補助
- 契約書類作成
Functional Package契約後パックに内包
入居者対応パック
入居者問い合わせ・生活相談・クレーム一次対応
入居者問い合わせ、生活相談、クレーム一次対応、契約内容確認など、入居者対応の受付と一次整理をカスタマーセンターで担います。
構成センター
- カスタマーセンター
対応業務（一部）
- 入居者問い合わせ対応
- 生活相談対応
- クレーム一次対応
- 契約内容確認
Functional Package契約後パックに内包
修繕対応パック
修繕受付から業者手配・進捗管理・フォローまで
修繕受付、業者手配、日程調整、進捗管理、入居者フォローまでをリペアセンターで一括支援します。
構成センター
- リペアセンター
- カスタマーセンター
対応業務（一部）
- 修繕受付
- 修繕業者手配
- 入居者・協力会社との日程調整
- 修繕進捗管理
Functional Package契約後パックに内包
更新対応パック
更新案内・意思確認から書類作成・回収まで
更新案内、意思確認、更新書類作成・送信・回収までを解約更新センターとアウトバウンドセンターで一括支援します。
構成センター
- 解約更新センター
- アウトバウンドセンター
対応業務（一部）
- 更新案内・意思確認
- 更新書類作成
- 電子契約送信
- 返送確認・不備確認
Functional Package契約後パックに内包
賃料改定通知・回答確認パック
賃料改定の案内・意思確認・未回答者フォロー
管理会社様が決定した賃料改定条件を対象者へ案内し、意思確認、未回答者への継続連絡、回答状況の記録・報告までをアウトバウンドセンターで担います。
構成センター
- アウトバウンドセンター
- 契約審査事務センター
対応業務（一部）
- 対象者への架電
- 増額条件案内
- 意思確認
- 未回答者フォロー
Functional Package契約後パックに内包
解約対応パック
解約受付から進捗管理・精算書類作成まで
解約受付、進捗管理、精算書類作成までを解約更新センターで一括支援します。
構成センター
- 解約更新センター
- カスタマーセンター
対応業務（一部）
- 解約受付
- 解約進捗管理
- 立会い日程確認
- 原状回復進捗確認
Functional Package契約後パックに内包
オーナー報告・業務整理パック
オーナー連絡・修繕報告・月次レポート・対応履歴整理
オーナー連絡、修繕報告、月次レポート、収支報告補助、対応履歴整理など、報告・連絡・整理業務をまとめて支援します。
構成センター
- カスタマーセンター
- リペアセンター
- 契約審査事務センター
対応業務（一部）
- オーナー連絡
- 対応履歴整理
- 修繕報告資料作成
- 月次レポート作成
Service Catalog
必要な業務を、一つずつ選ぶ。
賃貸管理業務を29の実務単位に分けています。業務領域から選び、必要に応じて分類で絞り込んで、必要な業務を探せます。
29件のサービス
入居前フロント業務募集
物件確認対応
仲介会社様からの空室状況、募集条件、内見可否の確認に、管理会社様が定めた最新情報に基づいて対応します。
対応範囲
- 空室確認
- 契約条件確認
- 内見可否確認
- 申込システム案内
- 対応履歴登録
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入居前フロント業務募集
内見予約対応
内見希望を受け付け、鍵の案内や予約登録、仲介会社様への連絡までをつなぎます。
対応範囲
- 予約受付
- 鍵預け先確認
- スマートロック案内
- 内見情報登録
- 仲介会社連絡
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入居前フロント業務募集
仲介会社問い合わせ対応
仲介会社様からの電話・メールを一次受付し、回答できる内容はその場で案内し、判断が必要な内容は整理して引き継ぎます。
対応範囲
- 物件情報案内
- 条件確認
- 内見案内
- 申込導線案内
- 履歴登録
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入居前フロント＋バックオフィス申込
申込受付
入居申込を受け付け、必要書類の案内、不備確認、申込情報の登録までを行います。
対応範囲
- 申込受付
- 必要書類案内
- 不備確認
- 情報登録
- 進捗報告
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入居前バックオフィス業務申込
保証会社審査対応
保証会社への審査依頼から、不備対応、進捗確認、結果登録、管理会社様への報告までを行います。
対応範囲
- 審査依頼
- 進捗確認
- 結果登録
- 不備確認
- 結果報告
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入居前バックオフィス業務申込
社内審査補助
管理会社様の審査基準に沿って必要情報を確認・整理し、社内審査を進めやすい状態にします。
対応範囲
- 審査情報整理
- 必要情報確認
- 反社チェック補助
- 進捗管理
- 結果登録
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入居前バックオフィス業務契約
契約書類作成
確定した申込内容と契約条件に基づき、契約書類・付帯書類を作成し、送付できる状態まで整えます。
対応範囲
- 契約書類・付帯書類作成
- 発送準備
- 不備確認
- 履歴登録
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入居前バックオフィス業務契約
電子契約送信
確定した契約書類を電子契約システムへ登録・送信し、署名完了までの状況を管理します。
対応範囲
- システム登録
- 書類送信
- 署名状況確認
- 未完了者フォロー
- 完了登録
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横断業務バックオフィス業務申込契約+2
基幹システム登録
申込・契約・更新・解約で確定した情報を、定められたルールに沿って基幹システムへ登録します。
対応範囲
- 申込情報登録
- 契約情報登録
- 更新情報登録
- 解約情報登録
- 登録内容確認
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横断業務バックオフィス業務申込契約+2
書類回収・不備確認
必要書類の提出状況を確認し、未回収や不備がある場合の再提出案内と進捗記録を行います。
対応範囲
- 未回収確認
- 不備確認
- 再提出案内
- 状況登録
- 報告
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入居後フロント業務問い合わせ対応
入居者問い合わせ対応
入居者様からの電話・メール・アプリ経由の問い合わせを一次受付し、FAQで回答できる内容と管理会社様へ引き継ぐ内容を整理します。
対応範囲
- 受付
- 契約内容確認
- FAQ回答
- 折返し対応
- 履歴登録
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入居後フロント業務問い合わせ対応
生活相談対応
騒音、マナー、共用部、近隣トラブルなどの相談を受け止め、事実と要望を整理して管理会社様へつなぎます。
対応範囲
- 騒音・マナー・共用部相談受付
- 近隣トラブルの一次整理
- 報告
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入居後フロント業務問い合わせ対応
クレーム一次対応
感情的・複雑な申し出を遮らず受け止め、事実、要望、緊急度を整理して次の対応者へ引き継ぎます。
対応範囲
- 受付
- 事実整理
- 緊急度分類
- 履歴登録
- 報告
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入居後フロント業務問い合わせ対応契約
契約内容確認
名義変更、同居人追加、車庫証明などの問い合わせに対し、契約内容と手続きルールを確認して必要書類や次の手順を案内します。
対応範囲
- 各種問い合わせ受付
- 契約内容確認
- 必要書類案内
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入居後フロント業務修繕
修繕受付
設備不具合や水漏れなどの連絡を受け、発生場所、症状、緊急度、写真など、手配判断に必要な情報を整理します。
対応範囲
- 不具合受付
- 状況ヒアリング
- 緊急度確認
- 写真・情報回収
- 履歴登録
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入居後フロント＋バックオフィス修繕
修繕業者手配
管理会社様の指定ルールに基づき、業者・メーカー・駆けつけ会社へ連絡し、入居者様との訪問日程を調整します。
対応範囲
- 指定業者・メーカーへの連絡
- 訪問日程調整
- 入居者連絡
- 結果登録
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入居後バックオフィス業務修繕
修繕進捗管理
手配後の訪問・工事予定、未完了理由、完了状況を追跡し、関係者への確認と記録を行います。
対応範囲
- 進捗確認
- 未完了管理
- 業者確認
- 入居者への状況連絡
- 完了確認
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入居後フロント業務修繕問い合わせ対応
入居者フォロー連絡
修繕や手続きの前後に入居者様へ連絡し、予定、実施状況、未解決事項を確認して履歴を残します。
対応範囲
- 工事前確認
- 日程確認
- 完了後確認
- 未解決事項確認
- 履歴登録
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入居後フロント＋バックオフィス更新
更新案内
更新対象者へ時期と手続きを案内し、更新意思、必要書類、問い合わせ内容を記録します。
対応範囲
- 更新案内
- 意思確認
- 必要書類案内
- 問い合わせ受付
- 状態登録
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入居後フロント業務更新
増賃更新フォロー
管理会社様が決定した増額条件を対象者へ案内し、意思確認、未回答者への連絡、回答状況の記録・報告を行います。
対応範囲
- 対象者への架電
- 増額条件案内
- 意思確認
- 未回答者フォロー
- 回答登録
増額条件および対応方針は管理会社様が決定します。AAAは、管理会社様が決定した内容に基づく案内、意思確認、未回答者への連絡、回答状況の記録・報告を行います。
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入居後バックオフィス業務更新
更新書類作成
確定した更新条件に基づき、更新書類の作成、発送または電子送信、返送・不備確認を行います。
対応範囲
- 更新書類作成
- 発送
- 電子契約送信
- 返送確認
- 不備確認
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入居後フロント業務解約
解約受付
解約希望を一次受付し、所定フォームへの案内、解約希望日などの必要事項確認、受付記録を行います。
対応範囲
- 問い合わせ受付
- フォーム案内
- 解約日確認
- 情報登録
- 報告
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入居後バックオフィス業務解約
解約進捗管理
解約受付後の立会い、原状回復、精算に関する予定と完了状況を追跡し、未完了案件を見える化します。
対応範囲
- 解約進捗管理
- 立会い日程確認
- 原状回復進捗確認
- 精算状況確認
- 未完了管理
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入居後バックオフィス業務解約
解約精算書類作成
管理会社様が確定した精算情報に基づき、必要情報の登録、精算書類の作成・発送、返送確認を行います。
対応範囲
- 精算情報登録
- 精算書類作成補助
- 発送
- 返送確認
- 履歴登録
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入居後フロント業務報告・連絡
オーナー連絡
管理会社様の指示と承認済み内容に基づき、オーナー様へ修繕内容、見積、承認状況、完了結果などを連絡します。
対応範囲
- 修繕報告
- 見積確認
- 承認状況確認
- 完了報告
- 履歴登録
詳細を見る
入居後バックオフィス業務修繕報告・連絡
修繕報告
修繕内容、見積、工事結果、写真を案件ごとに整理し、管理会社様が確認・報告しやすい資料にまとめます。
対応範囲
- 修繕・見積・完了情報整理
- 写真整理
- 報告資料作成
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横断業務バックオフィス業務レポート
月次レポート作成
問い合わせ件数、完了率、未完了案件などを月次で集計し、業務の状態と改善課題を把握できる形にします。
対応範囲
- 件数・完了率集計
- 未完了整理
- 月次レポート作成
- 改善課題整理
詳細を見る
横断業務バックオフィス業務収支報告報告・連絡
収支報告補助
入金、支出、送金に関する情報を整理・照合し、収支報告に必要なデータと資料の作成を補助します。
対応範囲
- 入金情報確認
- 支出・送金情報整理
- 報告データ作成
- 差異確認
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横断業務バックオフィス業務問い合わせ対応修繕+2
対応履歴整理
入居者、修繕、オーナー対応の履歴と現在の状態を整理し、未完了案件と次に必要な対応を見える化します。
対応範囲
- 履歴整理
- 状態確認
- 未完了案件整理
- 報告用データ作成
- 共有
詳細を見る
Support
何を任せるか決まっていなくても、始められます。
- 現在の業務を整理する
- 外部化する範囲と順番を設計する
- 管理会社とAAAの役割を明確にする
- 導入後の運用を定着させる
- 外部化した後も顧客対応品質を守る
Consultation自社のどこから任せられるか、
自社のどこから任せられるか、
相談してみませんか。
何から外部化すべきか分からない、一部だけ委託できるか確認したい、現在のシステムのまま対応できるか知りたい、自社とAAAの役割分担を整理したい、個別サービスとパックのどちらが適切か相談したい。そんな段階からご相談いただけます。