Functional Package
オーナー報告・業務整理パック
オーナー連絡・修繕報告・月次レポート・対応履歴整理
オーナー連絡、修繕報告、月次レポート、収支報告補助、対応履歴整理など、報告・連絡・整理業務をまとめて支援します。
Parent Integrated Package
契約後パックを見るこの業務別パックは 契約後パック に含まれます。業務別パック単体でも導入できます。
Target & Challenge
このような企業・課題に
対象企業・利用場面
案件ごとの説明・確認・折返しが管理担当者へ集中し、報告作成が月末へ寄っている管理会社様。
現状の課題
オーナー連絡・修繕報告・月次レポート・履歴整理が分散し、報告作成に時間がかかる。
Value
このパックを導入する価値
報告・連絡・整理業務をまとめて支援し、管理会社様は報告内容の最終承認に集中できる状態をつくります。
Centers
構成センター
このパックは3つの運用センターで構成されます。各センターが担う主な対応業務は以下のとおりです。
Center
カスタマーセンター
- オーナー連絡
- 対応履歴整理
Center
リペアセンター
- 修繕報告資料作成
Center
契約審査事務センター
- 月次レポート作成
- 基幹システム登録
Workflow
業務フロー
工程
- 1対象データ・履歴の収集
- 2件数・完了率集計
- 3報告資料作成
- 4オーナー連絡
- 5回答回収・記録
- 6報告
Role Division
AAAと管理会社様の役割分担
AAAは、管理会社様が決定した条件・基準・手順に基づいて実務を行います。条件決定や承認などの重要な判断は管理会社様が行い、個別の判断が必要な案件は管理会社様へ報告します。
管理会社様に残る内容
連絡内容、報告様式、承認基準、確定情報、評価基準の共有。
Included Services
含まれる個別サービス
入居後フロント業務報告・連絡
オーナー連絡
管理会社様の指示と承認済み内容に基づき、オーナー様へ修繕内容、見積、承認状況、完了結果などを連絡します。
対応範囲
- 修繕報告
- 見積確認
- 承認状況確認
- 完了報告
- 履歴登録
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入居後バックオフィス業務修繕報告・連絡
修繕報告
修繕内容、見積、工事結果、写真を案件ごとに整理し、管理会社様が確認・報告しやすい資料にまとめます。
対応範囲
- 修繕・見積・完了情報整理
- 写真整理
- 報告資料作成
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横断業務バックオフィス業務レポート
月次レポート作成
問い合わせ件数、完了率、未完了案件などを月次で集計し、業務の状態と改善課題を把握できる形にします。
対応範囲
- 件数・完了率集計
- 未完了整理
- 月次レポート作成
- 改善課題整理
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横断業務バックオフィス業務収支報告報告・連絡
収支報告補助
入金、支出、送金に関する情報を整理・照合し、収支報告に必要なデータと資料の作成を補助します。
対応範囲
- 入金情報確認
- 支出・送金情報整理
- 報告データ作成
- 差異確認
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横断業務バックオフィス業務問い合わせ対応修繕+2
対応履歴整理
入居者、修繕、オーナー対応の履歴と現在の状態を整理し、未完了案件と次に必要な対応を見える化します。
対応範囲
- 履歴整理
- 状態確認
- 未完了案件整理
- 報告用データ作成
- 共有
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横断業務バックオフィス業務申込契約+2
基幹システム登録
申込・契約・更新・解約で確定した情報を、定められたルールに沿って基幹システムへ登録します。
対応範囲
- 申込情報登録
- 契約情報登録
- 更新情報登録
- 解約情報登録
- 登録内容確認
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Consultation
まずはこの内容をご相談ください
報告先、見たい指標、現在の報告頻度をお知らせください。
対象業務と対応範囲を確認し、必要なサービスの組み合わせをご案内します。
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