契約後パック
入居者対応から修繕・更新・解約・報告まで
入居者対応、修繕受付・手配、更新・解約手続き、滞納督促、賃料改定、オーナー報告など、入居後に継続して発生する業務を一体で支援します。
このような企業・課題に
対象企業・利用場面
現状の課題
このパックを導入する価値
入居開始後に発生する問い合わせ、修繕、更新、解約、案内・督促を、センター間で記録と進捗をつなぎながら支援します。受付だけで終わらせず、次の担当者が判断・対応できる状態、または所定の完了地点まで進めます。
内包する業務別パック
この統合パックは次の6つの業務別パックで構成されます。各パックは単体でも導入できます。
入居者対応パック
入居者問い合わせ・生活相談・クレーム一次対応
入居者問い合わせ、生活相談、クレーム一次対応、契約内容確認など、入居者対応の受付と一次整理をカスタマーセンターで担います。
詳しく見るFunctional Package修繕対応パック
修繕受付から業者手配・進捗管理・フォローまで
修繕受付、業者手配、日程調整、進捗管理、入居者フォローまでをリペアセンターで一括支援します。
詳しく見るFunctional Package更新対応パック
更新案内・意思確認から書類作成・回収まで
更新案内、意思確認、更新書類作成・送信・回収までを解約更新センターとアウトバウンドセンターで一括支援します。
詳しく見るFunctional Package賃料改定通知・回答確認パック
賃料改定の案内・意思確認・未回答者フォロー
管理会社様が決定した賃料改定条件を対象者へ案内し、意思確認、未回答者への継続連絡、回答状況の記録・報告までをアウトバウンドセンターで担います。
詳しく見るFunctional Package解約対応パック
解約受付から進捗管理・精算書類作成まで
解約受付、進捗管理、精算書類作成までを解約更新センターで一括支援します。
詳しく見るFunctional Packageオーナー報告・業務整理パック
オーナー連絡・修繕報告・月次レポート・対応履歴整理
オーナー連絡、修繕報告、月次レポート、収支報告補助、対応履歴整理など、報告・連絡・整理業務をまとめて支援します。
詳しく見る構成センター
このパックは4つの運用センターで構成されます。各センターが担う主な対応業務は以下のとおりです。
カスタマーセンター
- 入居者問い合わせ対応
- 生活相談対応
- クレーム一次対応
- 契約内容確認
- 用件整理と担当部署への引継ぎ
リペアセンター
- 修繕受付
- 修繕業者手配
- 入居者・協力会社との日程調整
- 修繕進捗管理
- 入居者フォロー連絡
- 完了情報・修繕報告の整理
解約更新センター
- 更新案内・意思確認
- 更新書類作成・回収
- 解約受付
- 解約進捗管理
- 解約精算書類作成
- 基幹システム登録
アウトバウンドセンター
- 滞納一次督促
- 更新意思確認
- 賃料改定案内
- 未回答者への継続連絡
- 必要な関係者への確認・案内
業務フロー
入居者問い合わせ・生活相談
- 1入居者問い合わせ受付
- 2生活相談・クレーム一次対応
- 3契約内容確認
- 4用件整理と引継ぎ
修繕受付・手配・進捗管理
- 1修繕受付
- 2業者手配・日程調整
- 3進捗管理
- 4入居者フォロー
- 5完了情報整理
更新・解約手続き
- 1更新案内・意思確認
- 2更新書類作成・回収
- 3解約受付
- 4解約進捗・精算書類
督促・賃料改定・未回答フォロー
- 1滞納一次督促
- 2賃料改定案内
- 3更新意思確認
- 4未回答者への継続連絡
AAAと管理会社様の役割分担
AAAは、管理会社様が決定した条件・基準・手順に基づいて実務を行います。条件決定や承認などの重要な判断は管理会社様が行い、個別の判断が必要な案件は管理会社様へ報告します。
管理会社様に残る内容
契約変更、費用承認、業者選定基準、クレームの最終解決、更新条件、賃料改定条件、解約日の例外判断、原状回復範囲、精算額、交渉、法的判断、最終承認の決定。
関連する個別サービス
この統合パックに含まれる業務別パックを構成する個別サービスです。
入居者問い合わせ対応
入居者様からの電話・メール・アプリ経由の問い合わせを一次受付し、FAQで回答できる内容と管理会社様へ引き継ぐ内容を整理します。
対応範囲
- 受付
- 契約内容確認
- FAQ回答
- 折返し対応
- 履歴登録
生活相談対応
騒音、マナー、共用部、近隣トラブルなどの相談を受け止め、事実と要望を整理して管理会社様へつなぎます。
対応範囲
- 騒音・マナー・共用部相談受付
- 近隣トラブルの一次整理
- 報告
クレーム一次対応
感情的・複雑な申し出を遮らず受け止め、事実、要望、緊急度を整理して次の対応者へ引き継ぎます。
対応範囲
- 受付
- 事実整理
- 緊急度分類
- 履歴登録
- 報告
契約内容確認
名義変更、同居人追加、車庫証明などの問い合わせに対し、契約内容と手続きルールを確認して必要書類や次の手順を案内します。
対応範囲
- 各種問い合わせ受付
- 契約内容確認
- 必要書類案内
修繕受付
設備不具合や水漏れなどの連絡を受け、発生場所、症状、緊急度、写真など、手配判断に必要な情報を整理します。
対応範囲
- 不具合受付
- 状況ヒアリング
- 緊急度確認
- 写真・情報回収
- 履歴登録
修繕業者手配
管理会社様の指定ルールに基づき、業者・メーカー・駆けつけ会社へ連絡し、入居者様との訪問日程を調整します。
対応範囲
- 指定業者・メーカーへの連絡
- 訪問日程調整
- 入居者連絡
- 結果登録
修繕進捗管理
手配後の訪問・工事予定、未完了理由、完了状況を追跡し、関係者への確認と記録を行います。
対応範囲
- 進捗確認
- 未完了管理
- 業者確認
- 入居者への状況連絡
- 完了確認
入居者フォロー連絡
修繕や手続きの前後に入居者様へ連絡し、予定、実施状況、未解決事項を確認して履歴を残します。
対応範囲
- 工事前確認
- 日程確認
- 完了後確認
- 未解決事項確認
- 履歴登録
更新案内
更新対象者へ時期と手続きを案内し、更新意思、必要書類、問い合わせ内容を記録します。
対応範囲
- 更新案内
- 意思確認
- 必要書類案内
- 問い合わせ受付
- 状態登録
更新書類作成
確定した更新条件に基づき、更新書類の作成、発送または電子送信、返送・不備確認を行います。
対応範囲
- 更新書類作成
- 発送
- 電子契約送信
- 返送確認
- 不備確認
書類回収・不備確認
必要書類の提出状況を確認し、未回収や不備がある場合の再提出案内と進捗記録を行います。
対応範囲
- 未回収確認
- 不備確認
- 再提出案内
- 状況登録
- 報告
増賃更新フォロー
管理会社様が決定した増額条件を対象者へ案内し、意思確認、未回答者への連絡、回答状況の記録・報告を行います。
対応範囲
- 対象者への架電
- 増額条件案内
- 意思確認
- 未回答者フォロー
- 回答登録
増額条件および対応方針は管理会社様が決定します。AAAは、管理会社様が決定した内容に基づく案内、意思確認、未回答者への連絡、回答状況の記録・報告を行います。
解約受付
解約希望を一次受付し、所定フォームへの案内、解約希望日などの必要事項確認、受付記録を行います。
対応範囲
- 問い合わせ受付
- フォーム案内
- 解約日確認
- 情報登録
- 報告
解約進捗管理
解約受付後の立会い、原状回復、精算に関する予定と完了状況を追跡し、未完了案件を見える化します。
対応範囲
- 解約進捗管理
- 立会い日程確認
- 原状回復進捗確認
- 精算状況確認
- 未完了管理
解約精算書類作成
管理会社様が確定した精算情報に基づき、必要情報の登録、精算書類の作成・発送、返送確認を行います。
対応範囲
- 精算情報登録
- 精算書類作成補助
- 発送
- 返送確認
- 履歴登録
基幹システム登録
申込・契約・更新・解約で確定した情報を、定められたルールに沿って基幹システムへ登録します。
対応範囲
- 申込情報登録
- 契約情報登録
- 更新情報登録
- 解約情報登録
- 登録内容確認
オーナー連絡
管理会社様の指示と承認済み内容に基づき、オーナー様へ修繕内容、見積、承認状況、完了結果などを連絡します。
対応範囲
- 修繕報告
- 見積確認
- 承認状況確認
- 完了報告
- 履歴登録
修繕報告
修繕内容、見積、工事結果、写真を案件ごとに整理し、管理会社様が確認・報告しやすい資料にまとめます。
対応範囲
- 修繕・見積・完了情報整理
- 写真整理
- 報告資料作成
月次レポート作成
問い合わせ件数、完了率、未完了案件などを月次で集計し、業務の状態と改善課題を把握できる形にします。
対応範囲
- 件数・完了率集計
- 未完了整理
- 月次レポート作成
- 改善課題整理
収支報告補助
入金、支出、送金に関する情報を整理・照合し、収支報告に必要なデータと資料の作成を補助します。
対応範囲
- 入金情報確認
- 支出・送金情報整理
- 報告データ作成
- 差異確認
対応履歴整理
入居者、修繕、オーナー対応の履歴と現在の状態を整理し、未完了案件と次に必要な対応を見える化します。
対応範囲
- 履歴整理
- 状態確認
- 未完了案件整理
- 報告用データ作成
- 共有
まずはこの内容をご相談ください
管理戸数、月間問い合わせ・修繕・更新・解約件数、督促・賃料改定の対象数、利用システム、現在の担当分担、未回答または未完了が発生しやすい工程をお知らせください。
対象業務と対応範囲を確認し、必要なサービスの組み合わせをご案内します。
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