契約前パック
募集・申込から審査・契約手続きまで
仲介会社対応、内見予約、申込受付、審査補助、契約書類対応など、入居開始までに集中する業務を一体で支援します。
このような企業・課題に
対象企業・利用場面
現状の課題
このパックを導入する価値
募集時の最初の問い合わせから、申込・審査・契約手続き、入居開始へ引き継げる状態までを一つの運用としてつなぎます。管理会社様の社員が、条件判断、例外対応、成約管理など自社で担うべき業務へ集中できる状態をつくります。
内包する業務別パック
この統合パックは次の2つの業務別パックで構成されます。各パックは単体でも導入できます。
構成センター
このパックは3つの運用センターで構成されます。各センターが担う主な対応業務は以下のとおりです。
リーシングセンター
- 物件確認対応
- 仲介会社からの問い合わせ対応
- 内見予約対応
- 申込受付
- 募集情報・申込導線の案内
契約審査事務センター
- 申込情報と必要書類の確認
- 保証会社審査対応
- 社内審査補助
- 契約書類作成
- 電子契約送信
- 書類回収・不備確認
- 基幹システム登録
アウトバウンドセンター
- 在籍確認
- ビデオ審査
- 申込情報の追加確認
- 不備・未提出書類の確認連絡
業務フロー
工程
- 1募集情報・運用ルールの受領
- 2仲介会社からの問い合わせ・内見予約対応
- 3申込受付・必要情報の確認
- 4在籍確認・ビデオ審査・不備確認
- 5保証会社審査・社内審査補助
- 6契約条件の確定情報受領
- 7契約書類作成・送信
- 8書類回収・不備確認
- 9基幹システム登録
- 10入居開始へ引継ぎ・完了報告
AAAと管理会社様の役割分担
AAAは、管理会社様が決定した条件・基準・手順に基づいて実務を行います。条件決定や承認などの重要な判断は管理会社様が行い、個別の判断が必要な案件は管理会社様へ報告します。
管理会社様に残る内容
募集条件、審査基準、契約条件、特約、例外対応、入居可否、法的判断、最終承認の決定。
関連する個別サービス
この統合パックに含まれる業務別パックを構成する個別サービスです。
物件確認対応
仲介会社様からの空室状況、募集条件、内見可否の確認に、管理会社様が定めた最新情報に基づいて対応します。
対応範囲
- 空室確認
- 契約条件確認
- 内見可否確認
- 申込システム案内
- 対応履歴登録
内見予約対応
内見希望を受け付け、鍵の案内や予約登録、仲介会社様への連絡までをつなぎます。
対応範囲
- 予約受付
- 鍵預け先確認
- スマートロック案内
- 内見情報登録
- 仲介会社連絡
仲介会社問い合わせ対応
仲介会社様からの電話・メールを一次受付し、回答できる内容はその場で案内し、判断が必要な内容は整理して引き継ぎます。
対応範囲
- 物件情報案内
- 条件確認
- 内見案内
- 申込導線案内
- 履歴登録
申込受付
入居申込を受け付け、必要書類の案内、不備確認、申込情報の登録までを行います。
対応範囲
- 申込受付
- 必要書類案内
- 不備確認
- 情報登録
- 進捗報告
保証会社審査対応
保証会社への審査依頼から、不備対応、進捗確認、結果登録、管理会社様への報告までを行います。
対応範囲
- 審査依頼
- 進捗確認
- 結果登録
- 不備確認
- 結果報告
社内審査補助
管理会社様の審査基準に沿って必要情報を確認・整理し、社内審査を進めやすい状態にします。
対応範囲
- 審査情報整理
- 必要情報確認
- 反社チェック補助
- 進捗管理
- 結果登録
契約書類作成
確定した申込内容と契約条件に基づき、契約書類・付帯書類を作成し、送付できる状態まで整えます。
対応範囲
- 契約書類・付帯書類作成
- 発送準備
- 不備確認
- 履歴登録
電子契約送信
確定した契約書類を電子契約システムへ登録・送信し、署名完了までの状況を管理します。
対応範囲
- システム登録
- 書類送信
- 署名状況確認
- 未完了者フォロー
- 完了登録
書類回収・不備確認
必要書類の提出状況を確認し、未回収や不備がある場合の再提出案内と進捗記録を行います。
対応範囲
- 未回収確認
- 不備確認
- 再提出案内
- 状況登録
- 報告
基幹システム登録
申込・契約・更新・解約で確定した情報を、定められたルールに沿って基幹システムへ登録します。
対応範囲
- 申込情報登録
- 契約情報登録
- 更新情報登録
- 解約情報登録
- 登録内容確認
まずはこの内容をご相談ください
管理戸数、月間問い合わせ・内見・申込・契約件数、利用システム、現在の担当分担、入居開始までで最も滞留している工程をお知らせください。
対象業務と対応範囲を確認し、必要なサービスの組み合わせをご案内します。
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